Over ons

Stichting Fietsmaatjes Waddinxveen

Datum: 9 september 2021

Privacybeleid Stichting Fietsmaatjes Waddinxveen

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Stichting Fietsmaatjes Waddinxveen (hierna: “de Stichting“) verwerkt.

Met deze privacyverklaring willen we u informeren over de wijze waarop de Stichting persoonsgegevens verwerkt van eenieder waarmee zij een relatie heeft.

Waar gesproken wordt over relatie met de stichting zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld.

Indien u uw persoonsgegevens aan de Stichting verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken. Dit Privacybeleid houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is: Stichting Fietsmaatjes Waddinxveen, Limaweg 5,2743CA Waddinxveen. (KvK 83101187) Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van de Stichting verantwoordelijk.

Als u vragen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring dan kunt u contact opnemen met ons door een e-mail te sturen naar contact@fietsmaatjeswaddinxveen.nl

2. Verwerkers

Voor de uitvoering van haar werkzaamheden maakt de Stichting gebruik van diensten van derden, bijvoorbeeld SamenFietsen voor het rooster. Wij maken alleen gebruik van derden als dit strikt noodzakelijk is. Indien diensten nodig zijn voor het verwerken van de persoonsgegevens, betreft dit een zogenoemde verwerker. Met de verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst op basis van de AVG.

3. Persoonsgegevens: welke, doel, en bewaartermijnen

Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Per relatietype verwerken wij daarom andere persoonsgegevens. De gegevens zijn in alle gevallen noodzakelijk om ons werk uit te voeren.

Persoonsgegevens worden nooit met derden gedeeld voor andere doeleinden dan in dit privacybeleid beschreven staat. Persoonsgegevens worden nooit met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.

3.1 Vrijwilligers

3.1.a   De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van vrijwilligers:

• Naam (voornaam, achternaam);
• Adres;
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum;
• Pasfoto;
• E-mailadres;
• Beschikbaarheid en eventuele voorkeur voor gasten.

3.1.b   De Stichting verwerkt de in sub 3.1.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie tussen de Stichting en de vrijwilliger; het maken van rapportages om fietsgebruik in beeld te krijgen en hiermee de dienstverlening te verbeteren.

3.1.c   Gegevens worden verstrekt door de vrijwilliger zelf via het inschrijfformulier en bij het intakegesprek.

3.1.d   Gegevens worden opgeslagen:

• Op papier in een map alleen toegankelijk voor het secretariaat.
• Digitaal in het roosterprogramma SamenFietsen. Deze gegevens zijn toegankelijk voor de bestuursleden, coördinatoren en de betreffende vrijwilliger en kunnen ingezien en gewijzigd worden door de betreffende vrijwilliger. 
• Op papier in de vorm van een vrijwilligerspas met n.a.w.-gegevens en telefoonnummer.

3.1.e   De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.1.a. beschreven gedurende de duur dat de vrijwilliger actief is voor de Stichting. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

3.2 Gasten

3.2.a   De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van gasten, zoals verstrekt door de gast zelf of diens vertegenwoordiger:

• Naam (voornaam, achternaam);
• Adres;
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum;
• E-mailadres (eventueel van familielid of mantelzorger)
• Voorkeuren voor tijden en evt. voor vrijwilligers;
• Huisarts en telefoonnummer;
• Contactnaam en telefoonnummer in geval van calamiteiten;
• Informatie die belangrijk is voor de vrijwilliger in geval van calamiteiten. Denk aan fysieke en/of geestelijke beperkingen en eventuele medicijnen. Deze gegevens worden alleen handmatig op de gastenkaart genoteerd en niet opgeslagen in het bestand op de computer.
• Bankgegevens.

3.2.b   De Stichting verwerkt de in sub 3.2.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie tussen de Stichting en de gast; informeren van de vrijwilliger over de gast i.v.m. veiligheidsdoeleinden; het maken van rapportages om fietsgebruik in beeld te krijgen en hiermee de dienstverlening te verbeteren; het bijhouden van betalingen en het voeren van de financiële administratie.

3.2.c   Gegevens worden verstrekt door de gast (of contactpersoon) via het inschrijfformulier en bij het intakegesprek.

3.2.d   Gegevens worden op papier en digitaal opgeslagen:

• Op papier in een map alleen toegankelijk voor het secretariaat; uitgezonderd bankgegevens.
• Op papier in de vorm van een gastenkaart die de vrijwilliger iedere rit mee dient te nemen. Deze gastenkaart is in het bezit van de gast. Behalve de n.a.w.-gegevens van de gast en de contactpersoon, wordt vermeld waar de vrijwilliger bij deze gast rekening mee dient te houden.
• Digitaal in het roosterprogramma SamenFietsen. Deze gegevens zijn toegankelijk voor de bestuursleden, coördinatoren en de betreffende gast en kunnen ingezien en gewijzigd worden door de betreffende gast.     

3.2.e   De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.2.a. beschreven gedurende de duur dat de gast deelnemer is van de Stichting. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd; uitgezonderd bankgegevens waarvan de Stichting wettelijk verplicht is deze te bewaren.

3.3 Teamleden

3.3.a   Onder teamleden wordt verstaan: het bestuur van de Stichting en alle vrijwilligers werkzaam voor de Stichting met een coördinerende taak (bv. coördinator gasten & vrijwilligers, en technisch fietsbeheerder/fietswacht).

3.3.b   De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar teamleden: naam, adresgegevens, functie in de stichting, telefoonnummer, en e-mailadres.

3.3.c   De Stichting verwerkt de in sub 3.3.b genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie binnen de Stichting; communicatie buiten de Stichting, bijvoorbeeld door het plaatsen van namen & foto’s op de website en voor potentiële vrijwilligers en derden zodat zij contact kunnen opnemen met het juiste teamlid.

3.3.d   De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.3.a beschreven tot maximaal een jaar na beëindiging van de relatie met het teamlid. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

3.4 Zakelijke partners

3.4.a   De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar contactpersonen bij haar zakelijke partners: naam, telefoonnummer, en e-mailadres.

3.4.b   De Stichting verwerkt de in sub 3.4.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: contacteren over zaken aangaande de samenwerking.

3.4.c   De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.4.a beschreven tot maximaal een jaar na beëindiging van de relatie met de zakelijke partner. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

3.5 Donateurs en sponsoren

3.5.a   De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van donateurs en sponsoren: naam, adres, bankrekeningnummer en e-mailadres. Als de werkzaamheden dit verlangen (bijvoorbeeld bij een belverzoek) verwerken wij aanvullend het telefoonnummer.

3.5.b   De Stichting verwerkt de in sub 3.5.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: voor de verwerking van de donatie; het informeren en contacteren over zaken aangaande de donatie; het voldoen van de wettelijke verplichtingen aangaande de financiële administratie.

3.5.c   De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.5.a beschreven gedurende de duur van het donateurschap. Bij eenmalige donaties verwerkt de Stichting alleen de persoonsgegevens om de donatie mogelijk te maken. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd voor zij niet nodig zijn om aan de wettelijke bewaarverplichting betreffende de financiële administratie te voldoen.

3.5.d   Persoonsgegevens betreffende donaties worden alleen verwerkt door de medewerkers van de Stichting die dit nodig hebben voor de uitvoering van hun functie. Bijvoorbeeld, coördinatoren hebben geen toegang tot deze persoonsgegevens.

3.6 Nieuwsbrief

3.6.a   Ten einde haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de Stichting, verstuurt de Stichting nieuwsbrieven. Hiertoe verwerkt de Stichting de volgende persoonsgegevens van personen en organisaties die aangegeven hebben de nieuwsbrief te willen ontvangen: naam, woonplaats en e-mailadres.

3.6.b   De Stichting verwerkt de in sub 3.6.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het verzenden van de nieuwsbrief van de Stichting.

3.6.c   Personen die zich opgeven voor de nieuwsbrief via het formulier op de website www.fietsmaatjeswaddinxveen.nl hebben expliciet toestemming gegeven tot inschrijving op de nieuwsbrief. Personen die zich opgeven via andere communicatiekanalen wordt om schriftelijke toestemming gevraagd.

3.6.d   Afmelding voor de nieuwsbrief is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing of via contact@fietsmaatjeswaddinxveen.nl.

3.6.e   De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.6.a beschreven gedurende de duur van toestemming. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

3.7 Contact via e-mail, telefoon of contactformulier

3.7.a   De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van personen die contact met ons opnemen via de telefoon, e-mail of via het contactformulier op onze website: naam, woonplaats, en e-mailadres. Als de werkzaamheden dit verlangen (bijvoorbeeld bij een belverzoek), verwerken wij aanvullend telefoonnummer.

3.7.b   De Stichting verwerkt de in sub 3.7.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het beantwoorden van de gestelde vragen, dan wel om de persoon – op diens verzoek – te informeren over zaken aangaande de Stichting.

3.7.c   De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.7.a. beschreven gedurende de duur dat de persoon geïnformeerd wil worden over de Stichting en/of haar activiteiten. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

4. Cookies & Websitestatistieken

Op onze website maken wij gebruik van drie type cookies: functionele, analytische en tracking cookies. Wij plaatsen niet meer cookies dan noodzakelijk.

4.1 Functionele cookies

De functionele cookies zijn nodig voor het goed functioneren van de website.

4.2 Analytische cookies

Wij gebruiken een statistiekenprogramma om te analyseren welke pagina’s het meest bezocht worden, hoe bezoekers op onze website zijn gekomen en welke zoektermen er gebruikt worden in onze zoekmachine. Deze gegevens verzamelen wij via analytische cookies. De gegevens worden geanonimiseerd opgeslagen en zijn dus niet naar een persoon of instantie te herleiden.

4.3 Tracking cookies

Wij volgen zelf niemand met tracking cookies. De enige tracking cookies op onze website worden geplaatst door derde partijen die wij nodig hebben om onze multimediabestanden af te spelen. Dit zijn YouTube voor de fietsmaatjes-film en Issuu voor het magazine. Op dit soort cookies geldt het privacybeleid van desbetreffende partij. U kunt zich desgewenst via deze partijen afmelden voor deze cookies.

5 Beeldmateriaal

5.1 Beeldmateriaal evenementen

Gedurende bijeenkomsten en andere evenementen van de Stichting kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door iemand van of namens de Stichting. Deze foto’s en/of video’s kunnen op de website van de Stichting of op Sociale Media geplaatst worden. Dit beeldmateriaal kan ook met nieuwsinstanties worden gedeeld. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die uw privacy aantast, stuur dan een e-mail naar contact@fietsmaatjeswaddinxveen.nl. onder vermelding van de referentie naar de foto/video. Wij zullen deze dan verwijderen van onze platforms.

De Stichting heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en door hen gedeeld worden. Indien u van mening bent dat de Stichting hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met ons via contact@fietsmaatjeswaddinxveen.nl..  De Stichting zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen.

5.2 Overig beeldmateriaal

Het beeldmateriaal getoond op de website of in ander promotiemateriaal van de Stichting is geplaatst met expliciete toestemming van de betrokkenen. Toestemming kan op elk moment ingetrokken worden. Aansluitend zal het beeldmateriaal van de website en ander promotiemateriaal verwijderd worden.

6 Beveiligingsmaatregelen

Ter bescherming van persoonsgegevens heeft de Stichting passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van goede wachtwoorden. Onze website is beveiligd en we hebben een SSL-certificaat. Ook zorgen we ervoor dat de software die wij gebruiken up-to-date is.

7 Data lek

In geval van een data lek wordt onmiddellijk actie ondernomen om het lek te dichten en wordt onderzocht hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. Tevens worden betreffende personen direct op de hoogte gesteld.

8 Privacyrechten

Als gebruiker heeft u verschillende rechten die wettelijk zijn vastgelegd:

• Recht op inzage: u kunt uw persoonsgegevens opvragen via contact@fietsmaatjeswaddinxveen.nl.
• Recht op rectificatie en aanvulling: u kunt uw persoonsgegevens rectificeren of aanvullen via ons algemeen e-mailadres.
• Recht op dataportabiliteit: in bepaalde situaties kunt u ons vragen om de persoonsgegevens die we over u hebben door te sturen naar een derde partij.
• Recht op vergetelheid: u kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde situaties kunt u ons vragen om een beperkt gebruik van uw gegevens.
• Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking: wanneer we uw gegevens verwerken op grond van een algemeen of gerechtvaardigd belang kunt u hier bezwaar tegen maken.
• Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering: wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.

Mocht u een vraag hebben over een van bovenstaande privacyrechten dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar contact@fietsmaatjeswaddinxveen.nl. Wij zullen u dan in ieder geval binnen de wettelijke termijn van 30 dagen antwoorden.

Mocht u vinden dat wij niet goed met uw persoonsgegevens omgaan en wij kunnen u hiermee niet helpen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

De Stichting behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Indien het een belangrijke wijziging betreft die gevolgen heeft voor de wijze waarop de Stichting de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website en in onze nieuwsbrief.