Over ons

Vrijwilligersbeleid Stichting Fietsmaatjes Waddinxveen

Datum: 9 september 2021, aangepast op 15 november 2021

1 Inleiding

Stichting Fietsmaatjes Waddinxveen is een organisatie van onbezoldigde vrijwilligers.
Het concept Fietsmaatjes is ontwikkeld in de gemeente Teylingen en wordt nu in diverse gemeentes uitgerold.

In dit vrijwilligersbeleid  staat beschreven hoe we op bekwame wijze een plezierige omgang met vrijwilligers voor ons zien. De hulpmiddelen daarvoor staan in dit stuk beschreven. Het vrijwilligersbeleid is goedgekeurd door het bestuur.

Zeker in de beginperiode van het bestaan van Fietsmaatjes Waddinxveen is het nodig het vrijwilligersbeleid en de uitvoering daarvan regelmatig te toetsen op correctheid en bruikbaarheid in samenspraak met vrijwilligers. Het bestuur draagt hiervoor zorg.

2 Uitgangspunten

Missie:

het in de gemeente Waddinxveen mogelijk maken dat mensen die niet meer zelfstandig kunnen of durven te fietsen, periodiek kunnen fietsen met een fietsmaatje op een duofiets.

Visie:

Tegen geringe vergoeding voor een ieder in de doelgroep de gelegenheid bieden om samen te fietsen op een duofiets met trapondersteuning. De doelgroep woont in Waddinxveen of directe omgeving.

• Als organisatie van vrijwilligers stelt Fietsmaatjes Waddinxveen zich stimulerend, faciliterend en luisterend op.
• Fietsmaatjes Waddinxveen richt zich op het creëren van een veilige, respectvolle, menselijke, ontspannen, actieve en gezellige sfeer.
• De vrijwilligers van Fietsmaatjes Waddinxveen activeren en ondersteunen kwetsbare passagiers (gasten) op de duo- fietsen. De mogelijkheden, wensen en kenmerken van de gast worden zo goed mogelijk afgestemd op de mogelijkheden, wensen en interesses van de vrijwilliger.
• Vergroting van de leefbaarheid van en verbinding in de Waddinxveense wijken door actief bewegen en erop uit te gaan. Hierdoor wordt de kans op sociaal isolement verminderd en de kwaliteit van leven versterkt.

3 Verantwoordelijkheden op gebied van vrijwilligers

• Vrijwilliger
  De vrijwilliger draagt zorg voor de gast, komt afspraken na en handelt binnen de gedragscode en volgens procedures. Hij houdt hierbij waar mogelijk rekening met de wensen van de gast.
• Coördinator(en)
  De coördinator zorgt voor aanname, matching en introductie van vrijwilligers en gasten en helpt bij het oplossen van eventuele problemen.
  De coördinator draagt zorg voor instructie over het gebruik van de fiets en bepaalt of een vrijwilliger verantwoord fietst.
• Fietswacht
  De fietswacht zorgt voor het veilig en gebruiksklaar zijn van de fiets.
• Vertrouwenspersoon
  Bij ongewenst gedrag kan een gast of vrijwilliger advies en/of ondersteuning vragen van de vertrouwenspersoon.
• Bestuur
  Het bestuur draagt eindverantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid en de uitvoering daarvan. Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede klachtenprocedure en besluitvorming bij klachten.

4 Vrijwilligers

4.1 Werving

Doelgroep:

We richten ons op een vrijwilligersbestand van enthousiaste vrijwilligers die uitvoering willen geven aan de missie en visie.

Vrijwilligers hebben verschillende achtergronden. Zij willen vaak of minder vaak fietsen, zijn jong of oud, en komen uit alle wijken van Waddinxveen en willen actief zijn voor de stichting. Daarnaast richten we ons ook op duo’s: een vast koppel van vrijwilliger en gast .

Wervingskanalen:

Diverse wervingskanalen voor nieuwe vrijwilligers worden gebruikt:

• Persoonlijke contacten van actieve vrijwilligers van Fietsmaatjes Waddinxveen;
• Netwerk van Waddinxveense zorg- en welzijnsmedewerkers;
• Vrijwilligersvacaturebank;
• Free publicity in lokale kranten en websites;
• Via evenementen e.d.;
• Via onze website fietsmaatjeswaddinxveen.nl;
• De duofiets zelf, met een bord achterop de fiets met logo en website.

4.2 Aanmelding

Geïnteresseerde vrijwilligers kunnen zich via de website aanmelden. Er zal dan contact worden opgenomen voor een intakegesprek en een proefrit/instructie.

4.3 Instructie en proefrit

De instructie voor het verantwoord rijden op een duofiets met trapondersteuning en de proefrit wordt geregeld door de coördinator. Indien deze voor de potentiële vrijwilliger en coördinator bevredigend verloopt, volgt een intakegesprek.

4.4 Intakegesprek

De coördinator heeft een intakegesprek met de potentiële vrijwilliger. In het intakegesprek komen de volgende zaken aan bod:

• Achtergrond, kwaliteiten, verwachtingen van de vrijwilliger en affiniteit met Fietsmaatjes Waddinxveen;
• Verwachtingen, werkwijze en waarden (inclusief vrijwilligersgedragscode) van Fietsmaatjes Waddinxveen;
• Gelijkwaardigheid bij de verdeling van de kosten die tijdens een rit gemaakt kunnen worden (bijv. kopje koffie, glaasje fris etc.);
• Invullen van intakeformulier (inclusief pasfoto);
• Instructie over het gebruik van het planningssysteem, gastenkaart, privacyreglement, gebruiksinstructie duofiets, handelen bij calamiteiten en toezenden vrijwilligerspas.
• Toelichting op de te ondertekenen vrijwilligersovereenkomst.

4.5 Vrijwilligersovereenkomst

De coördinator stuurt de ingevulde vrijwilligersovereenkomst naar de vrijwilliger. Deze ondertekent en retourneert de overeenkomst. Een onderdeel van het ondertekenen van de vrijwilligersovereenkomst is ook dat de vrijwilliger akkoord gaat met het overleggen van een VOG, met de gedragscode en het privacyreglement.

4.6 Matching

De coördinator zoekt een geschikte gast bij de vrijwilliger, waarna de vrijwilliger en gast worden gebeld dat een geschikt fietsmaatje is gevonden en wordt  een korte persoonsbeschrijving gegeven. De coördinator geeft de gegevens van de gast door aan de vrijwilliger. De vrijwilliger neemt contact op met de gast om een eerste fietsafspraak te maken en bevestigt deze in het planningssysteem.

5 Begeleiden, behouden en waarderen

5.1 Fietsplanning

De gasten (of hun mantelzorgers/familie) en vrijwilligers kunnen beiden hun fietsplannen in het planningssysteem aangeven. De coördinator heeft in de directe uitvoering daarvan geen rol. Bij aanvang kan de coördinator assisterend zijn.

5.2 Contact na proefperiode

De coördinator heeft na ca. 1 maand (na een of enkele fietstochten) met de vrijwilliger contact over de eerste indrukken aan de hand van het evaluatieformulier. Aandachtspunten komen zo nodig aan bod en worden aangepakt.

5.3 Ander fietsmaatje?

Zowel de vrijwilliger als de gast kunnen aangeven dat een ander fietsmaatje gewenst is. Dit kan na korte of langere tijd zijn en om een veelheid van redenen. De coördinator inventariseert de wensen en mogelijkheden, bespreekt deze met beiden en komt met oplossingen.

5.4 Vrijwilligersbijeenkomsten

Regelmatig worden vrijwilligersbijeenkomsten gehouden (tenminste een maal per jaar). Deze bijeenkomsten hebben zowel een saamhorigheids-/gezelligheids- als een informatieve doelstelling.

5.5 Waardering

Waardering voor de bijdrage van de vrijwilliger komt op verschillende manieren tot uitdrukking op voor de vrijwilliger aangepaste wijze.

• De vrijwilliger voelt zich als persoon gewaardeerd en serieus genomen; waardering kan ook ten opzichte van de alle vrijwilligers geuit worden;
• De saamhorigheid van gasten en vrijwilligers wordt versterkt via communicatie, bijeenkomsten, persoonlijk contact;
• Er wordt voldoende aandacht besteed aan tijdige informatieverstrekking, training en mee kunnen denken over de werkwijze van Fietsmaatjes Waddinxveen;
• De aanwezigheid van het bestuur en team bij (vrijwilligers-)bijeenkomsten;
• De technische faciliteiten als de fiets en de IT-systemen zijn in orde;
• De verzekering is in orde;
• De vrijwilliger kan om een getuigschrift of referentie vragen.

5.6 Problemen, ongewenst gedrag

Ondanks de voorzorgsmaatregelen kan het voorkomen dat er (gedrags-)problemen ontstaan. De coördinator heeft hierbij de rol om deze te helpen oplossen. De ervaringen van gast en vrijwilliger worden aangehoord. Afhankelijk van aard en ernst van de problematiek, worden maatregelen getroffen. Daarbij zijn de gedragscode en het privacyreglement leidraad voor handelen.

De vrijwilliger en/of gast kan er eventueel voor kiezen een klacht in te dienen bij het bestuur of het probleem voor te leggen aan de vertrouwenspersoon.

6 Beëindigen

Fietsmaatjes Waddinxveen streeft ernaar om de relatie met haar vrijwilligers voor de lange termijn te bestendigen. Desondanks kan het voorkomen dat de vrijwilligersovereenkomst (mondeling of schriftelijk) wordt beëindigd, op initiatief van de vrijwilliger of van Fietsmaatjes Waddinxveen. In principe wordt een opzegtermijn van een maand aangehouden, tenzij duidelijke redenen zich daartegen verzetten. In geval van een serieuze wetsovertreding (te bepalen door bestuur) wordt door het bestuur aangifte gedaan bij de politie.

Eindgesprek:

Het is belangrijk om een beëindiging zorgvuldig te laten verlopen en om gast, vrijwilliger, coördinator en eventuele andere belanghebbenden de kans te geven zich uit te spreken over de afgelopen periode. Deze gesprekken vormen een belangrijk leermoment in de ontwikkeling van Fietsmaatjes Waddinxveen. Desgewenst wordt de vrijwilliger een getuigschrift of referentie gegeven.

Niet eens met de beëindiging:

Wanneer de relatie tussen Fietsmaatjes Waddinxveen en de vrijwilliger ernstig is verstoord, zal de overeenkomst beëindigd worden door de coördinator. Een vrijwilliger kan dit betwisten via het bestuur. In deze situatie heeft het bestuur de beslissingsbevoegdheid, na hoor en wederhoor toegepast te hebben. De betrokken vrijwilliger kan desgewenst een klacht indienen bij het bestuur.

7 Klachtenprocedure

Fietsmaatjes Waddinxveen heeft een plezierige, ondersteunende en verstandige wijze van omgang met elkaar hoog in het vaandel staan.

Toch kan het gebeuren dat vrijwilligers of gasten van Fietsmaatjes Waddinxveen geconfronteerd zijn met ongewenst gedrag of onjuiste behandeling. Te denken valt aan agressie en geweld, seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten, pesten, discriminatie.

Tevens kan het voorkomen dat de werkwijze van Fietsmaatjes Waddinxveen tot wrevel leidt.

Mocht een vrijwilliger of gast zich onheus behandeld voelen of wrevel over de werkwijze hebben, dan is de eerste stap om dit aan te geven aan de direct betrokken persoon.

Mocht dit niet mogelijk of wenselijk zijn, dan kan men zich wenden tot de coördinator. Bij ongewenst gedrag en onjuiste behandeling eventueel tot de vertrouwenspersoon. Mocht dit alles niet tot een bevredigende oplossing leiden, dan bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij het bestuur.

Het indienen van een klacht:

• Klachten dienen schriftelijk of per e-mail ingediend te worden.
• Klachten worden gericht aan de voorzitter van het bestuur van de Stichting Fietsmaatjes Waddinxveen. De drie bestuursleden van Fietsmaatjes Waddinxveen hebben de rol van Klachtencommissie.
• De voorzitter van het bestuur zal een ontvangstbevestiging sturen, waarin o.a. wordt aangegeven hoe de aanpak zal zijn.
• De voorzitter  leidt het proces van de procedure en treedt op als woordvoerder. Betrokkenen worden gehoord en de commissie neemt een besluit.
• Het besluit wordt met toelichting binnen 3 weken na ontvangst van de klacht meegedeeld aan de klager.
• Het aantal klachten zal jaarlijks  worden vermeld in het jaarverslag.

8 Vertrouwenspersoon

Fietsmaatjes Waddinxveen heeft een vertrouwenspersoon. Zie voor de details omtrent wanneer en hoe te benaderen de pagina ” Vertrouwenspersoon Fietsmaatjes Waddinxveen” .